Skip to main content

Full text of "Jaarverslag en slotwet Ministerie van Buitenlandse Zaken 2014; Lijst van vragen en antwoorden; Lijst van vragen en antwoorden over het rapport van de Algemene Rekenkamer “Resultaten verantwoordingsonderzoek 2014 bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken (V)""

See other formats


Tweede Kamer der Staten-Generaal 


2 


Vergaderjaar 2014-2015 


34 200 V 


Jaarverslag en slotwet Ministerie van 
Buitenlandse Zaken 2014 


Nr. 8 


LIJST VAN VRAGEN EN ANTWOORDEN 


Vastgesteld 8 juni 2015 

De vaste commissie voor Buitenlandse Zaken heeft een aantal vragen 
voorgelegd aan de Minister van Buitenlandse Zaken over het rapport van 
de Algemene Rekenkamer «Resultaten verantwoordingsonderzoek 2014 
bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken (V)» (Kamerstuk 34 200 V, nr. 2). 
De Minister heeft deze vragen beantwoord bij brief van 5 juni 2015. 
Vragen en antwoorden zijn hierna afgedrukt. 

De voorzitter van de commissie, 

Eijsink 

Adjunct-griffier van de commissie. 

Wiskerke 


kst-34200-V-8 
ISSN 0921 -7371 
's-Gravenhage 2015 


Tweede Kamer, vergaderjaar 2014-2015, 34 200 V, nr. 8 


1 




Vraag 1 

Wat is de reden dat de invulling van de bezuinigingen aan de directies en 
ambassades zelf wordt gelaten? 

Vraag 2 

Op welke wijze wordt er door u gestuurd op de invulling van de bezui¬ 
niging ter hoogte van 80 miljoen euro? 

Antwoord 1 en 2 

De invulling van de bezuinigingen wordt niet door de directies en posten 
bepaald. Ik heb inhoudelijke en budgettaire kaders gesteld en resultaten 
benoemd in de brief «Voor Nederland, wereldwijd; Samen werken aan 
toonaangevende diplomatie». De organisatie heeft deze ingevuld. De 
voortgang van de Modernisering Diplomatie, inclusief de afgesproken 
bezuinigingen, wordt door de departementsleiding strak gemonitord. 

Vraag 3 

Wat is de reden dat het automatiseringssysteem voor het digitaal 
aanvragen en betalen van visa en paspoorten nog niet is opgeleverd? 
Wanneer verwacht u dat dit alsnog zal gebeuren? 

Antwoord 3 

In de context van het complexe Schengen visumproces kost het tijd om 
een goede applicatie te ontwikkelen. Binnen de bestaande ICT raamover¬ 
eenkomst is dat helaas niet gelukt. BZ heeft eind 2014 het contract met de 
leverancier opgezegd vanwege gebrek aan vertrouwen dat deze alsnog 
binnen acceptabele tijd een werkende en duurzame oplossing zou kunnen 
leveren. Met dat besluit geeft BZ invulling aan haar professioneel 
opdrachtgeverschap en handelt zij geheel in lijn met de aanbevelingen 
van de Parlementaire Onderzoekcommissie ICT. Momenteel oriënteert BZ 
zich op alternatieven, waarbij naast digitalisering ook de inzet van externe 
dienstverleners zal worden geïntensiveerd. Dit traject zal gedurende dit 
jaar en 2016 gefaseerd worden geïmplementeerd. 

Vraag 4 

Welke stappen gaat u nemen om de digitale archivering te verbeteren? 

Antwoord 4 

Om de digitale archivering te verbeteren is een plan van aanpak met 
verbeteracties opgesteld. Naast een groot aantal archiefinhoudelijke 
maatregelen is inmiddels een organisatiebrede bewustwordings- en 
opleidingscampagne gestart om de kennis en vaardigheden van 
medewerkers te versterken. Ook wordt momenteel een kwaliteitssysteem 
voor het archiefbeheer uitgewerkt op basis waarvan meer gericht kan 
worden gestuurd op de digitale archivering. 

Vraag 5 

Op welke wijze wilt u de cultuuromslag bewerkstelligen die de Algemene 
Rekenkamer (ARK) aanbeveelt inzake de omgang met vertrouwelijke 
informatie? 

Antwoord 5 

Onderdeel van het verandertraject Modernisering Diplomatie is aandacht 
voor de veranderende wijze van omgang met (gerubriceerde) informatie 
in de steeds sneller veranderende cyberwereld en haar bedreigingen. 
Hiervoor is het project iBewustzijn van start gegaan. De doelstelling van 
het project is om het informatiebeveiligingsbewustzijn van alle 
BZ-medewerkers te vergroten. 


Tweede Kamer, vergaderjaar 2014-2015, 34 200 V, nr. 8 


2 


Vraag 6 

Kunt u inzicht verschaffen in de structurele kosten van de vastgoedporte- 
feuille? 

Antwoord 6 

De kosten die in 2014 zijn gemaakt tbv vastgoed en huisvesting zijn als 
volgt: 


Kostencategorie 

Mln. euro 

Planmatig beheer en onderhoud 

5 

Huren Kanselarijen en residenties 

26 

Huren dienstwoningen 

19 

Exploitatie overig (materieel)^ 

29 


’ Exploitatie overig (materieei) is onderverdeeld in: 

Beveiliging kanselarij/residentie/dienstwoningen 

Vaste lasten en klein onderhoud kanselarij/residentie/dienstwoningen 

Water en energie kanselarij/residentie/dienstwoningen 


Vraag 7 

Wanneer gaat u een strategische visie ontwikkelen op het vastgoedbeleid 
en -beheer, zoals de ARK aanbeveelt? 

Antwoord 7 

De ontwikkeling van een visie is reeds gaande. Dit betreft de vertaling van 
de modernisering van de diplomatie naar een nieuw huisvestingsbeleid 
en -beheer, waarbij functionaliteit en doelmatigheid de uitgangspunten 
zijn. 

Vraag 8 

Kunt u aangeven hoe de vastgoedportefeuille van het ministerie zich (naar 
verwachting) zal ontwikkelen in de komende jaren? 

Antwoord 8 

Op de lange termijn zal de omvang van de vastgoedportefeuille naar 
verwachting krimpen als gevolg van de doorwerking van het nieuwe 
huisvestingsbeleid ten aanzien van de omvang en inrichting van 
gebouwen (functioneel en doelmatig). Daarnaast zijn andere ontwikke¬ 
lingen van invloed op de vastgoedportefeuille. Dit zijn organisatorische 
ontwikkelingen als gevolg van beleidskeuzes zoals bijvoorbeeld het 
openen of sluiten posten, dan wel de krimp of uitbreiding van posten, en 
technische ontwikkelingen (bijvoorbeeld ICT en bouwtechniek). 

Vraag 9 

Kunt u concreet toelichten op welke wijze u gaat samenwerken met het 
Rijksvastgoedbedrijf teneinde het vastgoedbeleid en -beheer te 
verbeteren? 

Antwoord 9 

Er is een bestaande samenwerking tussen het RVB en BZ. De rijksbouw¬ 
meester wordt betrokken bij grote (nieuw)bouwprojecten en maakt 
gebruik van de expertise van het RVB bij grote verkopen. Daarnaast is 
mijn ministerie voornemens het RVB te vragen de kostenstructuur van de 
vastgoedportefeuille tegen het licht te houden. Er zal worden gezocht naar 
een uitwisseling van kennis en ervaring. Hierbij wordt rekening gehouden 
met de specifieke kenmerken van de vastgoedportefeuille van BZ (zoals de 
wereldwijde spreiding) en met lokale omstandigheden (zoals de culturele 
gebruiken, bouwcultuur, veiligheidssituatie, markten). 


Tweede Kamer, vergaderjaar 2014-2015, 34 200 V, nr. 8 


3 





Vraag 10 

Op welke wijze zoekt het Ministerie van Buitenlandse Zaken aansluiting bij 
het Rijksvastgoedbedrijf aangaande het financieel sturen op vastgoed? 

Antwoord 10 

BZ is voornemens daar waar mogelijk samen te werken met het RBV. De 
samenwerking wordt enigszins beperkt omdat het RBV werkt volgens een 
baten-lastenstelsel, daar waar BZ werkt met een kas-verplichtingenstelsel. 
In laatstgenoemd stelsel ontbreekt een waarderingssystematiek waarbij 
de boekwaarde op de balans zichtbaar is. 

Vraag 11 

Acht u het billijk dat er verschillen mogelijk zijn en bestaan in de vergoe¬ 
dingen voor uitgezonden medewerkers op posten? Zo ja, kunt u uw 
antwoord toelichten? 

Antwoord 11 

Ik streef er al lange tijd naar dat alle ambtenaren op de posten dezelfde 
buitenlandvergoedingen krijgen voor zover sprake is van uitzending onder 
gelijke omstandigheden, waarbij het Dienst Buitenlandse Zaken Voorzie¬ 
ningenstelsel 2007 het kader vormt voor alle ambtenaren. Daarover heb ik 
de afgelopen jaren met de andere ministeries goede afspraken gemaakt 
die in de praktijk worden nageleefd. 

Ambtenaren van mijn ministerie worden in de regel aangesteld voor een 
internationale loopbaan uit hoofde waarvan zij afwisselend in Nederland 
en in het buitenland werkzaam zijn. Daarop zijn hun vergoedingen 
afgestemd, ook de door de Algemene Rekenkamer genoemde vergoe¬ 
dingen voor internationaal onderwijs van kinderen en huisvesting na 
terugkeer in Nederland. Aangezien ambtenaren van andere overheidsor¬ 
ganen veelal slechts een enkele keer in hun loopbaan werkzaam zijn op 
een post, plegen zij deze twee vergoedingen slechts gedeeltelijk van hun 
werkgever te ontvangen. De ongelijke omstandigheden waaronder de 
uitzendingen plaatsvinden, rechtvaardigen naar mijn mening dit verschil. 
Daarnaast worden in enkele gevallen vanwege zeer bijzondere omstandig¬ 
heden met uitgezonden ambtenaren individuele afspraken gemaakt over 
enigszins afwijkende vergoedingen. Indien dit ambtenaren van andere 
overheidsorganen betreft, pleegt hun werkgever dat vooraf goed af te 
stemmen met 3W, het dienstonderdeel van mijn ministerie dat de 
buitenlandvergoedingen vaststelt voor alle werkgevers met uitgezonden 
ambtenaren op de posten. 

Vraag 12 

Op welke wijze wilt u informatiebeveiliging gaan prioriteren? 

Vraag 13 

Kunt u concreet aangeven wat het Ministerie van plan is te doen om de 
informatiebeveiliging beter op orde te krijgen? Welke stappen zijn daarbij 
reeds gezet? 

Antwoord 12 en 13 

Vanaf begin 2015 is de samenwerking tussen de functionarissen van 
verschillende onderdelen die belast zijn met informatiebeveiliging verder 
geïntensiveerd. De personele capaciteit voor informatiebeveiliging wordt 
uitgebreid, waarmee de afhankelijkheid van externe medewerkers wordt 
gereduceerd. Over de afronding van het project Verbetering informatiebe¬ 
veiliging bent u eind maart geïnformeerd (Kamerstuk 34 000 V, nr. 62). De 
uitvoering van het BZ verbeterplan BIR (Baseline Informatiebeveiliging 
Rijksdienst) is inmiddels gestart. Ook is de BZ-brede campagne 
iBewustzijn gestart, zie ook mijn antwoord op vraag 5. 


Tweede Kamer, vergaderjaar 2014-2015, 34 200 V, nr. 8 


4 


Vraag 14 

Kunt u in het licht van de opmerkingen van de ARK toelichten waarom in 
de suppletoire begroting geen rekening is gehouden met een mogelijke 
naheffing? 

Antwoord 14 

In de bestuurlijke reactie bij het rapport van de Algemene Rekenkamer is 
deze toelichting reeds gegeven: 

Op basis van wijzigingen in statistische gegevens zoals een bronnenher¬ 
ziening kan een mogelijke bruto naheffing worden voorzien. Het uiteinde¬ 
lijke netto effect van een dergelijke naheffing is echter afhankelijk van de 
wijziging van het BNI in andere lidstaten. Zonder gegevens over de 
bijstelling van de BNI-cijfers voor andere lidstaten is de precieze omvang 
van de Nederlandse nabetaling niet te bepalen. Dat geldt ook voor de 
omvang van een reservering van financiële verplichtingen. In het geval 
dat wijzigingen in de statistische gegevens daartoe aanleiding geven, 
worden deze betrokken in het reguliere begrotingsproces. 

Ik verwijs hierbij ook naar de antwoorden op diverse Kamervragen over 
de naheffing, waaronder de vragen die op 11 november 2014 zijn 
beantwoord door de Minister van Financiën (Kamerstuk 21 501-03, nr. 8). 

Vraag 15 

Op welk punt verschillen Nederland en de Europese Commissie met 
elkaar van mening over de wijze waarop in Nederland de domiciliërings- 
procedure wordt toegepast precies (welke handelingen waarvan wordt 
afgezien leiden tot het meningsverschil)? 

Antwoord 15 

Nederland verschilt op de volgende punten met de Europese Commissie 
van mening met betrekking tot de toepassing van de domiciliëringspro- 
cedure. 

Bij de domiciliëringsprocedure moet de vergunninghouder (1) douane in 
kennis stellen van de aankomst van de goederen teneinde vrijgave van de 
goederen te krijgen en (2) de goederen inschrijven in zijn administratie. In 
bepaalde door de aard van de betrokken goederen en de snelle opeen¬ 
volging van de verrichtingen gerechtvaardigde bijzondere omstandig¬ 
heden kan de vergunninghouder ontslaan van de verplichting de douane 
van iedere aankomst van goederen in kennis te stellen. 

De Nederlandse douane ontslaat in praktijk iedere vergunninghouder 
onder voorwaarden van de verplichting iedere aankomst van goederen ter 
kennis te stellen zonder dat specifiek naar de betrokken goederen en 
opeenvolging van de verrichtingen wordt gegeven. Deze praktijk is 
gebaseerd op onder meer de volgende argumenten. 

1. Eisen gesteld aan de administratieve organisatie en interne beheer¬ 
sing van de Nederlandse vergunninghouders maken het mogelijk, 
ongeacht de aard van de goederen, de regelmatigheid van de 
handelingen en verrichtingen te controleren; 

2. De regelmatigheid van de verrichtingen en handelingen bij de 
domiciliëringsprocedure wordt gecontroleerd via passende op 
risicoanalyse gebaseerde controlemaatregelen; 

3. Er is geen sprake van een onherroepelijke vrijstelling. De vergunning 
maakt het mogelijk op ieder moment en zonder specifieke aanleiding 
structureel of tijdelijk een melding van aankomsten van goederen 
voor te schrijven aan de vergunninghouder; 

4. De vergunninghouder verstrekt op verzoek die inlichtingen aan de 
douaneautoriteiten die ze noodzakelijk achten om in voorkomend 
geval het recht om de goederen aan een onderzoek te onderwerpen 
te kunnen uitoefenen 


Tweede Kamer, vergaderjaar 2014-2015, 34 200 V, nr. 8 


5 


De Nederlandse douane is hiermee van mening dat (financiële) risico's op 
een adequate en toereikende manier zijn afgedekt 

De Europese Commissie is van mening dat de toepassing van de 
domiciliëringsprocedure en de wijze waarop deze toepassing in 
Nederland wordt gecontroleerd niet volledig in overeenstemming is met 
de Europese wetgeving en met de noodzaak om een adequate 
bescherming van de financiële belangen van de EU te waarborgen. De 
Europese Commissie stelt dat in Nederland vrijstellen van het vooraf in 
kennisstellen van douaneautoriteiten altijd wordt toegekend en geen 
uitzondering is. In veel onderzochte gevallen waren de voorwaarden voor 
het verlenen van vrijstelling voor het indienen van voorafgaande 
kennisgevingen niet vervuld, en nooit waren deze voorwaarden gedocu¬ 
menteerd. De goederenbeschrijvingen in de vergunningen zijn volgens 
Europese Commissie vaak onvoldoende om het potentiële risico te 
beoordelen (meestal ontbreken GN-codes) en de procedure wordt ook 
toegepast op goederen die echt om een minimum aan fysieke controles 
vragen, zoals textiel, schoenen en levensmiddelen. Nederland deelt deze 
zienswijze niet omdat er juridisch maar beperkte eisen gesteld worden 
aan de vrijstelling van kennisgeven en van mening is dat aan die eisen 
wordt voldaan. De Europese Commissie heeft nooit gesteld of vastgesteld 
dat de door Nederland gehanteerde werkwijze geleid heeft tot vermin¬ 
derde heffing van invoerrechten. 

Vraag 16 

Hoe worden de problemen rondom ICT verklaard? 

Antwoord 16 

BZ heeft in 2014 enkele grote ambities ingezet op het terrein van de ICT. In 
lijn met de Rijksbrede ontwikkelingen naar de vorming van Shared 
Services Organisaties heeft BZ ervoor gekozen om eind 2014 een 
aanzienlijk deel van de eigen IT-organisatie over te dragen aan BZK en een 
daarop aansluitende regie-organisatie in te richten binnen BZ. Tegelijk 
werkt BZ aan haar moderniseringsagenda, onder andere door de 
IT-dienstverlening daaraan maximaal ondersteunend te laten zijn. Deze 
ingrijpende ontwikkelingen zijn complex en vereisen - uiteraard - een 
passende organisatie-inrichting en heldere governance. De veranderingen 
zoals ingezet in 2014 beginnen in 2015 duidelijk vruchten af te werpen. 

Met de regie-organisatie wordt de aansturing van interne en externe 
dienstverleners en de aansluiting op de behoefte vanuit het primaire 
proces end-to-end ingericht. De komende maanden wordt deze reorgani¬ 
satie afgerond. 

Vraag 17 

Welke verbeteracties stelt u voor om te bewerkstelligen dat de afdrachten 
aan de Europese Unie vervolgens ook rechtmatig worden besteed? 

Vraag 18 

Welke mogelijkheden heeft Nederland om een rechtmatige besteding van 
afdrachten aan de Europese Unie te bevorderen? Op welke wijze wordt 
hieraan invulling gegeven? 

Antwoord 17 en 18 

Het kabinet bevordert de rechtmatigheid van Nederlandse afdrachten aan 
de EU via nationale verantwoording en controles door onder andere de 
Audit Dienst Rijk (ADR). De Europese Rekenkamer (ERK) controleert op 
EU-niveau jaarlijks ook de afdrachten. Zowel over de rechtmatigheid van 
de afdrachten als over de inrichting van de controlesystemen is het 
eindoordeel van de Europese Rekenkamer positief. Op sommige 
deelgebieden worden wel aanbevelingen ter verbetering gegeven die 


Tweede Kamer, vergaderjaar 2014-2015, 34 200 V, nr. 8 


6 


betrekking hebben op incidentele tekortkomingen. De Europese 
Commissie is daarvoor de eerstverantwoordelijke instantie. 

Voor wat betreft verbetering van de bestedingen heeft Nederland zich met 
succes ingezet voor het introduceren van verplichte beheersverklaringen 
met onafhankelijke audit opinie door lidstaten. Het komt nu aan op 
correcte implementatie van deze nieuwe verantwoordingsverplichtingen. 
Voor een uitgebreide uiteenzetting van de inzet van het kabinet op dit punt 
verwijs ik graag naar Kamerstuk 24 202, nr. 32. Nederland zal, zolang dat 
nodig is, blijven pleiten voor betere verantwoording door lidstaten, voor 
meer transparantie in de vorm van heldere en geordende landenspeci¬ 
fieke informatie (zoals foutenpercentages), voor betere kwaliteit van 
regelgeving c.q. vereenvoudiging, en voor meer aandacht voor doeltref¬ 
fendheid. Dit is overigens in lijn met de ambities van de nieuwe Commis¬ 
saris Georgieva (EU-begroting) die zich daarnaast voorstander heeft 
betuigd van de vrijwillige nationale verklaring. 


Tweede Kamer, vergaderjaar 2014-2015, 34 200 V, nr. 8 


7